DRIESASSUR’s management of conflict of interests

1. Introduction

As from April 30th 2014, the legal provisions of the ‘Wet van 30 juli 2013 tot versterking van de bescherming van de afnemers van financiële producten en diensten’ together with the European provisions on MIFID (Markets in Financial Instruments Directive), are in force.

The aforementioned legislation aims to narrow down the relation between, on the one hand insurance companies and intermediaries and, on the other hand consumers of financial and insurance products, by means of introducing specific regulations and internal policies on the management of conflict of interests.

DRIESASSUR, being an international insurance broker with headquarters in Antwerp, is held to comply with these regulations by means of a secured written and internal policy for management of possible conflicts of interests, that may arise during our professional insurance servicing activities.

The above mentioned is situated in a broader framework, namely our overall duty of taking care and assisting our clients in a loyal, professional and equitable manner during their quest for a suited insurance product.

2. Potential conflict of interests

Conflict of interests can be defined as a conflict which may arise when opposing interests would exist between two or several parties which may give rise to a possible disadvantage to one party over the other.

For example conflicts between:

These can be brought down to the following particular situations – but not limited hereto:

It should be utterly clear that DRIESASSUR endeavors to avoid conflicts of interests at all times. For this it is required that conflicts of interests are firstly being identified and subsequently prevented and/or managed in an appropriate and an accurate manner.

DRIESASSUR’s general conduct in conflicts of interests can be summarized as follows:

In case a conflict of interests should arise in spite of all aforementioned precautions, DRIESASSUR will undertake all appropriate actions in order to solve this conflict in view of the particular circumstances.

3. Measures

Our company undertakes a lot of actions and efforts to make sure that the client’s interest will prevail.

The measures, with the aim to limit the negative impact from a potential conflict of interests (COI) are for example:

4.Procedures

5. Informing our clients of ‘unmanageable’ conflicts of interests

When it can be reasonably assumed that a certain situation could incur a potential conflict of interests and that the required and undertaken measures will not suffice to safeguard the client’s interests, then at first instance the conflict will be acknowledged by us and the client will be informed of this, prior to providing him the insurance intermediary service.

The above mentioned procedure for reporting ‘unmanageable’ conflict of interests is considered as exceptional and needs to receive prior consent of the company’s compliance officer.

This procedure coexists with the measures which were exposed in detail supra.

After being informed, the client can decide whether or not he/ she wants to proceed on the aforementioned basis. This information is transferred to the client preferably in writing.

6. Education and communication

The management of conflicts of interests and its particular regulations are subject to specific education and communication of which our colleagues will be kept informed of during periodic meetings.

7. Registration

As mentioned, all (potential) conflicts of interests will be reported to the compliance person within the company.

They are being kept and duly registered in a specific file which will be re-evaluated on at regular times.

8. Additional information

In case the client would desire further information on this subject – other than already being exposed – he or she can contact the responsible compliance person within DRIESASSUR on the following e-mail address : frits@driesassur.com

9. Evaluation of the company’s policy w.r.t. conflict of interests

The daily management will take the required measures in view of the application of the company’s policy. The efficiency of this policy and its directives/ executives is being (re-)evaluated and refined periodically by the compliance person within DRIESASSUR.

Belangenconflictenbeleid DRIESASSUR

1. Inleiding

Sedert 30 april 2014 zijn de bepalingen van de wet van 30 juli 2013 tot versterking van de inzake het Belgische recht van de reglementering MIFID (Markets in Financial Instruments Directive) van toepassing.

Zij trachten de relatie tussen enerzijds verzekerinsgondernemingen en - tussenpersonen en anderzijds afnemers van financiële- en verzekeringsproducten te verscherpen o.a. door invoering van specifieke regels inzake belangenconflicten en het beleid hieromtrent.

DRIESASSUR is als verzekeringsmakelaar gehouden deze wetgeving te respecteren wat maakt dat wij een beleid voor het beheer van belangenconflicten bij het verlenen van diensten van verzekeringsbemiddeling schriftelijk hebben vastgelegd.

Het hoger vermelde situeert zich in een ruimer kader, nl. onze algemene zorgverplichting om onze klanten op een loyale, billijke en professionele wijze bij te staan bij het verlenen van onze verzekeringsbemiddelingsdiensten.

2. Mogelijke belangenconflicten

Een belangenconflict kan worden omschreven als een conflict dat kan ontstaan op een bepaald ogenblik wanneer er tegenstrijdige belangen zijn tussen twee of meerdere personen of entiteiten, met een mogelijk verlies voor de betrokken persoon / entiteit tot gevolg.

Zo o.m. conflicten tussen:

Het zou hierbij om volgende concrete situaties kunnen gaan, doch niet limitiatief beperkt hiertoe:

Het moge duidelijk weze dat DRIESASSUR ten allen tijde belangenconflicten in de ruime zin wenst te vermijden. Hiertoe is vereist dat in eerste instantie belangenconflicten worden geïndentificeerd, en vervolgens preventie en/ of beheer van deze conflicten aan de orde is.

Het algemeen beleid van DRIESASSUR inzake belangenconflicten kenmerkt zich als volgt:

Indien er, ondanks alle preventiemaatregelen die genomen worden door DRIESASSUR, zich toch een belangenconflict zou voordoen, dan neemt DRIESASSUR alle passende initiatieven ter zake teneinde dit conflict op te lossen, uiteraard aangepast aan de concrete omstandigheden.

3. Maatregelen

Ons kantoor neemt heel wat maatregelen om ervoor te zorgen dat het belang van de cliënt primeert.

De maatregelen- die bedoeld zijn om de negatieve impact van eventuele belangenconflicten te voorkomen, te beperken en/of te beheren - behelzen o.m.:

4.Procedures

5. Kennisgeving aan de klanten van de niet te beheren belangenconflicten

Wanneer er redelijkerwijs kan worden aangenomen dat een situatie een mogelijk belangenconflict kan inhouden en dat het er naar uitziet dat de reeds genomen beheersmaatregelen niet zullen volstaan om de belangen van de klant ter zake te vrijwaren, wordt het conflict in eerste instantie e en wordt de cliënte hiervan op de hoogte gebracht, zulks uiteraard vóór de levering van de verzekeringsbemiddelingsdienst zelf.

De procedure van kennisgeving van intern onbeheerde belangenconflicten moet een uitzondering zijn en dient ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de compliance-functie.

Deze procedure bestaat simultaan naast de maatregelen voor het beheer van belangenconflicten, zoals supra uiteengezet.

Indien de cliënt op de hoogte werd gebracht van het potentiële belangenconflict, dan kan hij of zij zelf beslissen of hij op een dergelijke basis wil doorgaan. Deze informatie wordt bij voorkeur schriftelijk verstrekt.

6. Opleiding en communicatie

Het belangenconflictenbeleid en de specifieke regels ter zake zijn voorwerp van specifieke opleidingen en communicatie waarvan de betrokken medewerkers middels periodieke bijeenkomsten op de hoogte zullen worden gehouden.

7. Registratie

De vastgestelde belangenconflicten, de belangenconflicten die zich hebben voorgedaan (of zich kunnen voordoen) en die de belangen van de cliënten mogelijks kunnen schaden, dienen aan de compliance persoon binnen DRIESASSUR te worden gemeld.

De belangenconflicten worden bijgehouden in een speciaal daartoe bestemd ‘register van belangenconflicten’, dat regelmatig wordt bijgehouden en geherevalueerd.

8. Verdere informatie

Indien de cliënt verdere inlichtingen over dit beleid inzake belangenconflicten zou wensen, kan hij hiertoe zelf contact opnemen met de verantwoordelijke contactpersoon (compliance person) binnen DRIESASSUR op hiernavolgend e-mailadres: frits@driesassur.com

9. Concretisering van het beleid

De dagdagelijkse leiding van DRIESASSUR neemt de nodige maatregelen, met het
oog op de toepassing van dit beleid en voor het toezicht op de toepassing ervan.
De efficiëntie van dit beleid en van zijn uitvoeringsmaatregelen worden op geregelde tijdstippen door de compliance-functie geëvalueerd.